Política de Gestão de Suprimentos e Fornecedores

1- Finalidade / Objetivo
Estabelecer as diretrizes, práticas e ações da Gestão de Fornecedores.

2- Setor de Aplicação
Todos os processos e setores da Tomoson. Incluem-se também os serviços terceirizados com impacto direto na realização dos serviços.

3- Siglas e Definições

COMPRAS: É o setor responsável pela obtenção do material no mercado fornecedor, interno ou externo, através da mais correta tradução das necessidades em termos de fornecedor / requisitante. É a unidade organizacional que, agindo em nome das atividades requisitantes, compra o material certo, ao preço certo, na hora certa, na quantidade certa e da fonte certa.

QUALIFICAÇÃO: Ato ou efeito de qualificar, avaliar, classificar Fornecedores de Produtos e Serviços.

FORNECEDOR: É toda pessoa física ou jurídica, pública ou privada, nacional ou estrangeira, bem como os entes despersonalizados, que desenvolvem atividade de produção, montagem, criação, construção, transformação, importação, exportação, distribuição ou comercialização de produtos ou prestação de serviços.

FORNECEDORES CRÍTICOS: Fornecedores que podem afetar a qualidade (impacta diretamente no atendimento, segurança e satisfação do cliente) ou a segurança do produto final (tem potencial para conduzir dano aos clientes, ao patrimônio e que possa colocar em risco a continuidade operacional) da Organização.

FORNECEDOR EXCLUSIVO: Fornecedor para o qual não existam concorrentes no mercado, por motivos específicos, que impedem a realização das cotações necessárias.

FORNECEDORES DE BENS:

a) Licença e manutenção de equipamentos e acessórios;

b) Aluguel/aquisição de equipamentos, móveis e utensílios;

c) Materiais de escritório e materiais gráficos;

d) Fornecedores registrados no banco de dados para cotação.

FORNECEDORES DE SERVIÇOS:

a) Serviços de mão-de-obra (terceirizada);

b) Software de gestão;

c) Serviços de consultorias, assessorias e auditorias;

d) Palestrantes;

e) Armazenamento de documentos;

f) Serviços de publicidade e propaganda;

 

4- Descrição das Etapas

4.1 RELACIONAMENTO COM O FORNECEDOR:

A Tomoson tem, em seus fornecedores, parceiros fundamentais para assegurar a qualidade dos produtos e serviços que oferece a seus beneficiários, bem como a eficiência da sua operação. Para tanto, pauta seus relacionamentos pela transparência dos processos, por práticas comerciais de concorrência leal, pelo equilíbrio entre as partes e pelo cumprimento dos acordos firmados. Em contrapartida, requer que os fornecedores compartilhem os valores da Tomoson e assegurem sua competência e credibilidade.

Os fornecedores devem atuar no âmbito corporativo, seguindo as condições negociadas e inadmitindo situações que violem este Código. É expressamente proibido oferecer qualquer tipo de benefício, promessa, vantagens, ganhos ou outra relação que gere conflito de interesses para benefício próprio ou de terceiros.

Dever do fornecedor:

  • Atuar em conformidade com os requisitos contratuais, com conduta ética e em conformidade com as normas que regulam o setor de saúde e leis vigentes;
  • Agir com transparência, eficiência ética e qualidade nas relações comerciais;
  • Manter sigilo sobre as informações da Tomoson que venham a ter acesso, mesmo após a rescisão contratual;
  • Cumprir as regras de envio de brindes, gratificações e convites oficializadas neste Código de Conduta e na Política de Anticorrupção;
  • Repudiar o uso de práticas fraudulentas, ou qualquer tipo de corrupção em seu ambiente de negócio;
  • Assumir o compromisso de defender os direitos humanos dos colaboradores e tratá-

los com dignidade e respeito;

  • Utilizar sistema de gerenciamento que promova a melhoria contínua dos produtos e/ou serviços fornecidos;
  • Manter toda a documentação atualizada e disponível;
  • Estar alinhado com os valores deste Código e transparecer suas orientações no desenvolvimento das atividades e relacionamentos;

 

4.2 A TOMOSON BASEIA SEU RELACIONAMENTO COM ESSE PÚBLICO NOS SEGUINTES PRINCÍPIOS:

  • Garantir que os processos de seleção e contratação de fornecedores sejam baseados em critérios que visam assegurar transparência e tratamento equitativo, utilizando do processo de concorrência para avaliar a capacidade de atendimento de critérios técnicos, qualidade, questões financeiras, prazos e conformidade com a legislação;
  • Assegurar a todos os fornecedores o direito de pleitear sua inclusão no cadastro da Tomoson, desde que atendam aos critérios técnicos e às exigências que os tornem aptos a participar dos processos de compra;
  • Avaliar e classificar os fornecedores com base em indicadores de desempenho.
  • Informar com clareza as especificações e as condições de fornecimento, permitindo às empresas a correta compreensão dos produtos ou serviços a serem entregues;
  • Exigir o cumprimento da legislação sanitária, ambiental, fiscal, trabalhista e previdenciária;
  • Repudiar e não admitir o relacionamento com fornecedores envolvidos em exploração de trabalho degradante, escravo ou infantil, dando preferência a empresas que desenvolvam programas de sustentabilidade empresarial, integridade e socioambientais;
  • Recusar e não oferecer vantagens, comissões, prêmios ou presentes que não tenham caráter institucional e simbólico, bem como qualquer forma de favorecimento na relação com clientes, fornecedores, parceiros e agentes públicos.

 

4.3 CORRUPÇÃO

A Tomoson deve combater a corrupção em todas as suas formas, sendo elas: extorsão, propina, improbidade administrativa, crimes contra a ordem econômica e tributária, entre outras. Portanto, é dever de todos cumprir as seguintes diretrizes:

  • Não se envolver em práticas de atos irregulares graves ou de corrupção quando no desempenho de suas funções;
  • É proibida a participação em qualquer forma de corrupção ou suborno, incluindo pagamentos ou outros modos de conferir benefícios a qualquer responsável, proveniente de instituição pública ou privada, visando influenciar a tomada de decisão em descumprimento da legislação vigente;
  • São proibidos e intoleráveis por parte da Tomoson não somente a participação direta em atos de corrupção, suborno ou pagamento de propina, como também o conhecimento, incentivo ou qualquer participação indireta nos atos ilícitos anteriormente nomeados.

 

4.4 ANTISSUBORNO E ANTICORRUPÇÃO

A Tomoson cumpre todas as leis antissuborno e anticorrupção vigentes no Brasil e as leis internacionais nos países onde temos Fornecedores e parceiros de negócios, especialmente: Lei Anticorrupção (Lei nº 12.846/2013) e Decreto nº 8.420/2015, FCPA (Foreign Corrupt Practices Act), U.K. Bribery Act 2010 (“UKBA”) e atuará de forma a manter uma relação de integridade e transparência com o Poder Público em todas as esferas, não toleramos as práticas de corrupção e de quaisquer atos lesivos contra a Administração Pública, nacional ou estrangeira.

São considerados atos lesivos contra a Administração Pública Nacional e Estrangeira:

i. Prometer, oferecer ou dar, diretamente ou indiretamente, vantagem indevida a agente público, ou a terceira pessoa a ele relacionada;

ii. Comprovadamente, financiar, custear, patrocinar ou de qualquer modo subsidiar a prática dos atos ilícitos (previsto em Lei);

iii. Comprovadamente, utilizar-se de interposta pessoa física ou jurídica para ocultar ou dissimular seus reais interesses ou a identidade dos beneficiários dos atos praticados;

iv. Frustrar ou fraudar, mediante ajuste, combinação ou qualquer outro expediente, o caráter competitivo de procedimento licitatório público; dentre outros atos lesivos, conforme a Lei nº. 12.846/2013.

v. Não contratar de parentes ou de empresas cujos administradores sejam parentes de outro colaborador;

vi. É proibido o pagamento de viagens de cortesia e hospitalidade (diárias de hotel, despesas com alimentação e entretenimento) para agentes públicos. É proibido o empréstimo de bens móveis ou imóveis, valores, informações ou qualquer ato de favorecimentos a agentes públicos ou a pessoas a ele relacionadas (parentes). Essas práticas podem ser vistas como suborno.

Quaisquer contatos com agentes públicos devem ser realizados diretamente, sem intermediários, por meio dos canais disponíveis na Tomoson, sendo imprescindível registrá-los, bem como, arquivar toda a documentação referentes as tratativas.

A Tomoson atenderá de forma colaborativa todos os agentes públicos, sendo vedado obstruir ou dificultar a atividade de investigações ou fiscalizações realizadas pelos órgãos da administração pública.

A Instituição exige que os seus terceiros e parceiros comerciais, que atuam em seu nome, também respeitem as leis e sigam as normas firmadas neste Código e nas políticas internas. Não toleramos, a prática de corrupção, seja na forma de oferecimento e/ou pagamento de suborno/propina a Agente Público e/ou a pessoas a ele relacionadas, bem como, a Representantes do Setor Privado, com o propósito de influenciar decisão ou induzir a realização de negócios com a Cooperativa, visando a obtenção de vantagens indevidas.

4.5 NOSSAS CONDUTAS COM AS RELAÇÕES COMERCIAIS

4.5.1 CONFLITO DE INTERESSE

Todos devem zelar para que determinadas ações não gerem conflito com os interesses da Tomoson e não causem dano à sua imagem e reputação. Deste modo, é de extrema importância seguir as observações:

  • Não agir de forma a priorizar o interesse pessoal que afete a capacidade de avaliação de determinado negócio que seja interessante à Tomoson;
  • Não receber benefícios que configurem retribuição ou para obtenção de posição favorável;
  • Não estabelecer relações comerciais privadas por meio das quais se obtenha privilégios;
  • Não utilizar informações confidenciais privilegiadas para qualquer finalidade que não seja de interesse da Tomoson;
  • Em qualquer processo seletivo, sempre seguir a política de recrutamento da Tomoson;
  • Não aceitar participação em eventos com despesa de deslocamento, passagens, diárias e alimentação pagas por beneficiários ou fornecedores, exceto quando houver a necessidade de conhecimento dos serviços prestados e com a devida autorização da Diretoria Executiva;
  • Não desenvolver tarefas ou assumir responsabilidades externas que afetem o desempenho de suas funções na Tomoson;
  • Não solicitar emprego ou benefícios para si ou terceiros em empresas de clientes, parceiros ou fornecedores;
  • Informar ao superior imediato e à área de Gestão de Pessoas/ Recursos Humanos sobre a intenção de assumir um segundo emprego, trabalho de consultoria ou sociedade em empresa de qualquer natureza;
  • A eventual comercialização de bens, produtos ou serviços nas instalações ou ambiente da Tomoson somente será permitida se estiver de acordo com a política que trata sobre esse assunto.

4.5.2 BRINDES E FAVORECIMENTOS

Receber e fornecer brindes são práticas comuns no ambiente empresarial. Com o objetivo de evitar que tais práticas influenciem decisões e gerem favorecimentos indevidos, é necessário estabelecer regras.

Todos os colaboradores e dirigentes estão autorizados a aceitar brindes, presentes e outras ofertas de clientes internos e externos, fornecedores, beneficiários e parceiros desde que:

  • Sejam de caráter simbólico;
  • Não ultrapassem o valor de R$ 200 (duzentos reais). A destinação de brindes com valor acima ao determinado depende de um processo de governança local, e os casos devem ser levados ao superior imediato;
  • Benefícios oferecidos no exercício da função não sejam transformados em vantagem pessoal;
  • Descontos em serviços sejam revertidos à Tomoson e não incorporados pelo recebedor;
  • Convite ou inscrição para participação de conferências, seminários, palestras ou eventos de interesse da instituição sejam comunicados ao superior imediato, para que dê o tratamento e a destinação adequados;
  • Convites para eventos culturais e esportivos sejam aceitos após aprovação do superior imediato, desde que tenham sido oferecidos à instituição em caráter institucional, sem destinatário exclusivo;
  • Brindes e premiações ganhos em apresentações de projetos que representem a marca pertençam à Tomoson. Neste caso, esta pode buscar formas para promover a distribuição por meio democrático;
  • Brindes ganhos por meio de sorteios em eventos internos e externos ligados à Tomoson fiquem com o recebedor diretamente premiado;
  • Seja estimulada a forma generalizada de distribuição de brindes ou presentes por beneficiários, fornecedores ou parceiros, sem que se destine exclusivamente a uma única pessoa;
  • Os brindes e presentes oferecidos pela Tomoson às filiais, deverão serem entregues em embalagens com logotipo da Tomoson, em embalagens transparentes de modo que todo o objeto seja visualizado;
  • Todos os brindes e presentes oferecidos aos Dirigentes da Tomoson, deverão ser de conhecimento prévio da administração. Neste caso, poderá ser permitida a distribuição de brindes e presentes de agradecimento acima do valor “teto” permitido em períodos predeterminados e com aval da Diretoria Executiva, desde que não exista conflito de interesses em torno de qualquer decisão que possa vir a influenciar esse relacionamento.

4.5.3 DOAÇÕES

Todas as Doações feitas pela Tomoson, tem como objetivo divulgar a marca e devem ser realizados de acordo com as regras dispostas nesta Política e no Código de Conduta vigente.

Nenhuma Doação deve ser oferecida ou prometida por qualquer Colaborador com o propósito de influenciar, direta ou diretamente:

  • Quaisquer decisões de negócios;
  • Qualquer ação, omissão ou decisão de órgão ou Agentes;
  • Qualquer decisão comercial que seja incompatível com os interesses ou com as políticas internas da Tomoson

A Tomoson pode realizar doações a entidades e instituições idôneas e íntegras, motivadas por razões filantrópicas legítimas e em apoio a causas humanitárias, culturais, esportivas e educacionais, bem como a ações relacionadas ao bem-estar da comunidade onde a Tomoson possua operação/atividade, sendo certo que a doação deve ser previamente documentada, aprovada e realizada em conformidade com esta Política.

A Tomoson pode patrocinar projetos com foco nas suas áreas de interesse e atuação, bem como pode patrocinar projetos de natureza cultural, enquadrados ou não pelo Ministério da Cultura, na Lei de Incentivo à Cultura nº 8.313/91 (Lei Rouanet), ou projetos de apoio ao Esporte, enquadrados na Lei de Incentivo ao Esporte nº 11.438/2006.

4.5.4 PATROCÍNIOS

Os Patrocínios de eventos esportivos, culturais, sociais, educacionais ou de negócios realizados pela Tomoson, seja ocasional ou recorrente, faz parte da comunicação e marketing com clientes e outras partes interessadas.

Para garantir que um patrocínio sirva o seu propósito de negócio e não crie uma aparência de impropriedade, qualquer patrocínio deve seguir os seguintes passos:

  • Ser aprovado formalmente pela equipe de Marketing e pela Diretoria Executiva;
  • Ser divulgado ao público a que o patrocínio se destina;
  • Ser registrado de forma irrepreensível e com precisão nos livros e registros contábeis em linha destinada a este fim da Tomoson e filial.

4.5.5 NOSSAS CONDUTAS EM RELAÇÃO A PÚBLICOS DE RELACIONAMENTO EXTERNOS

É de extrema importância que sempre busquemos a efetivação de parcerias duráveis e benéficas para ambas as partes. Neste sentido, são considerados deveres os seguintes padrões de conduta:

4.5.6 FORNECEDORES DE SERVIÇOS ADMINISTRATIVOS E DE SAÚDE

Realizar a contratação de fornecedores, prestadores de serviços de administração e de saúde com base em critérios técnicos, profissionais e éticos alinhados às diretrizes e aos princípios da Tomoson, por meio de processos objetivos e transparentes, que cumpram com a legislação vigente do país e suas obrigações fiscais, tributárias, trabalhistas, previdenciárias e ambientais.

4.5.7 PARCEIROS COMERCIAIS (ADMINISTRADORAS, CORRETORAS E SEGURADORAS):

Responsáveis pela intermediação e captação de novos contratos, os parceiros comerciais, aí incluídos lojas autorizadas, corretores e administradoras de benefícios são o primeiro contato com os clientes e representam a imagem da Tomoson.

Sua atuação assertiva é de vital importância. Você deve:

  • Atuar com responsabilidade com relação ao manuseio dos dados de clientes, endereçando-os exclusivamente à Tomoson;
  • Respeitar as restrições de uso da marca; não são toleradas exposições negativas;
  • Estar alinhado com os valores deste Código e transparecer suas orientações no desenvolvimento de relações e atividades;
  • Atuar com ética, transparência, impessoalidade, objetividade, integridade e em conformidade com as leis e regulamentos vigentes;
  • Estar comprometido com o aprimoramento dos seus processos, governança e sustentabilidade econômica;
  • Comprometer-se a manter o sigilo das informações pessoais de clientes da Tomoson a que tenham acesso durante a manutenção da relação contratual, nos termos em que definido no contrato e na legislação vigente.

          A Tomoson valoriza a relação de parceria comercial com empresas idôneas e prima por negócios baseados no equilíbrio, transparência, discrição e imparcialidade. Para tal, o relacionamento com seus parceiros comerciais segue os seguintes princípios:

  • Praticar preços compatíveis com o mercado;
  • Seguir os procedimentos estabelecidos pela legislação tributária cabível, regulatória em especial as previsões da Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS);
  • Exigir que os parceiros comerciais que se relacionam com entidades e agentes públicos tenham capacitação adequada para sua atividade.

 

4.5.8 CONDUTA DO COMPRADOR E ATIVIDADES

4.5.8.1 CONDUTA DO COMPRADOR

  • Manter um tratamento igualitário, cooperativo com todos os fornecedores;
  • Estar receptivo as sugestões e inovações propostas;
  • Estimular e desenvolver uma competição positiva e sadia entre os fornecedores;
  • Renunciar qualquer prática que não esteja de acordo com os princípios da honestidade, inclusive denunciando eventuais iniciativas por parte de fornecedores;
  • Valorizar a contratação de empresas cooperativas socialmente responsáveis, comprometidas com o bem-estar de seus colaboradores e com o desenvolvimento sustentável da sociedade e do meio ambiente;
  • Efetivar a contratação de fornecedores com base em critérios técnicos, profissionais, éticos e nas necessidades da Tomoson, bem como conduzi-las por meio de processos pré-determinados, tais como concorrência, cotação de preços ou critérios eminentemente técnicos, que garantam a melhor relação custo-benefício;
  • Não contratar e/ou realizar negócios com pessoas ou organizações de má reputação;
  • Que desrespeitem a legislação do país, particularmente no tocante ao trabalho de crianças e adolescentes;
  • Que não respeite as suas obrigações fiscais, tributárias, trabalhistas e previdenciárias.
  • Praticar a imparcialidade e manter um tratamento cooperativo para com todas as pessoas com as quais negocia, zelando pela imagem, interesses comuns e compromissos assumidos;
  • Preservar as informações de caráter reservado fornecidas por qualquer fornecedor, mantendo a ética nas negociações;
  • Fornecer corretamente ao fornecedor os pedidos de materiais, suas quantidades e local de entrega;
  • Estar receptivo às sugestões e inovações propostas;
  • Assegurar às pessoas, devidamente identificadas e credenciadas pelo fornecedor, o acesso às dependências da cooperativa, para entrega dos materiais e/ou prestação de serviço;

4.5.8.2 ATIVIDADES DO COMPRADOR COM A TOMOSON

  • Revisar, negociar e aprovar requisições de compras, garantindo que elas atendam aos requisitos e acordo entre o setor Financeiro da Tomoson;
  • Conduzir os processos de concorrências buscando suporte dos líderes quando os projetos forem complexos;
  • Suportar o desenvolvimento e implementação de projetos;
  • Conduzir projetos de melhoria contínua entre outros garantindo o envolvimento das áreas funcionais;
  • Resolver questões gerais de fornecedores e problemas de pagamento;
  • Atuar na melhoria do atendimento às necessidades dos clientes internos;
  • Participar de maneira efetiva do processo de gerenciamento de desempenho dos fornecedores contribuindo para o seu desenvolvimento dos resultados gerados para a companhia;
  • Suporta compra/ abastecimento gestão de atividades como aferição de preços, gestão de fornecedores, análise de processos, pesquisa de mercado e indústria, e construção de modelos;
  • Realiza melhores negociações contratuais. Reúne informações e fornece dados sobre contratos maiores;
  • Auxilia no processo de entrevista e avaliação de representantes de vendas e fornecedores;
  • Realizar a compra de produtos, negociando diretamente com fornecedores;
  • Analisar o mercado e concorrentes;
  • Apoiar ações junto ao marketing;
  • Desenvolver Mix de produtos do seu departamento;
  • Analisar resultados da área, traçando plano de ação quando necessário.

 

4.5.9 CONDUTA DO FORNECEDOR

É de responsabilidade do Fornecedor:

  • Apresentar toda a documentação solicitada;
  • Atender ao pedido integralmente, cumprindo prazo e quantidades solicitadas;
  • Garantir a qualidade do produto;
  • Atender os requisitos normativos aplicáveis;
  • Atender as especificações de entrega e prazos conforme programação;
  • Agilidade nas informações solicitadas;
  • Oferecer um bom preço nos produtos;
  • Cumprir com os preços negociados;
  • Prestar apoio técnico;
  • Não será autorizada a alteração do valor do orçamento já enviado;
  • Cumprir as regras estabelecidas pela Tomoson quanto entrega e conduta.

4.5.10 SAÚDE E SEGURANÇA

O fornecedor disponibilizará para os seus colaboradores um local de trabalho seguro e equipamentos de segurança necessários para a realização de suas atividades, em conformidade com a legislação e regulamentos aplicáveis. Comprometendo-se a cumprir os padrões de segurança visando implementar procedimentos para lidar com situações de risco e prevenção de acidentes, como por exemplo, incêndios, vazamentos, acidentes de trabalho, etc. O fornecedor responsabilizar-se-á:

  • Por quaisquer ônus decorrentes de acidentes de trabalho de acordo com as Leis vigentes, relativos aos seus empregados, prepostos ou autônomos na execução e no local dos serviços ora contratados;
  • Por quaisquer problemas, erros, danos ou prejuízos causados por seu pessoal, prepostos, terceirizados ou empregados, em virtude da prestação de serviços ora avençados.

Além disso, quando o fornecedor realizar atividades in loco, se comprometerá a atender os quesitos de saúde e segurança do trabalho da Tomoson.

4.6 MONITORAMENTO E CONFORMIDADE

O fornecedor compreende que a Tomoson realizará atividades de monitorização para avaliar o cumprimento dos princípios de conduta, através de visitas técnicas, notificações e/ou análise de documentações.

4.7 FORNECEDORES DE SERVIÇO/CONTRATO

Aos fornecedores de serviço, cabe ao líder da área, avaliar e qualificar seu desempenho com base quanto à conformidade dos serviços prestados. Portanto, devem ser considerados na qualificação, avaliação e reavaliação os fornecedores de serviço críticos, aqueles que podem afetar a segurança do serviço final.

Os contratos também serão avaliados conforme impacto na estratégia da Tomoson, considerando os seguintes aspectos:

  • Situação do contrato (ativo, desativado),
  • Avaliação de desempenho do serviço em dia? Qual resultado da última avaliação?
  • Impacto positivo ou negativo nas Perspectivas estratégicas: Financeiro (valores ajustados? Houve negociação), Clientes (houve impacto na satisfação das partes interessadas), Processos (impacto nos indicadores, riscos, RNCs, auditoria interna e externa?), Aprendizado (impacto nas pessoas do processo).

4.8 CLAUSULA DO SIGILO, CONFIDENCIALIDADE, DA LEI DE PROTEÇÃO DE DADOS PESSOAIS, RESPONSABILIDADE SOCIAL E COMPLIANCE

Todos os contratos de fornecedores de serviço ou produto, obrigatoriamente, têm que constar a clausula do sigilo, confidencialidade, da lei de proteção de dados pessoais, responsabilidade social e compliance.

4.9 SELEÇÃO DE FORNECEDORES DE SERVIÇOS

São determinantes para a aquisição do serviço os critérios:

  • Orçamento;
  • Apresentação dos documentos legais exigidos;
  • Análise do contrato (quando aplicável);
  • Relatório de visita técnica ou aprovação (quando aplicável).

Os documentos legais pertinentes serão solicitados pelo setor de Compras. Com a proposta e orçamento, o líder encaminhará para o responsável legal realizar a aprovação.

Um critério adotado para desempate entre fornecedores é a posse de certificação ISO 9001, ONA ou outra certificação aplicável. A simples entrega do documento de certificação não significa a aprovação imediata.

Quando necessária comparação, observação e vistoria do serviço, o líder deverá realizar a visita técnica com o objetivo de aprovar o serviço oferecido.

4.10 VISITA TÉCNICA

De acordo com o roteiro de verificação/avaliação definido, contemplando as legislações aplicáveis ao serviço, às normas regulamentares devem ser incorporadas como critérios de verificação obrigatórios.

Em todas as visitas, o solicitante será o líder da equipe auditora, o mesmo deve realizar o contato inicial com o fornecedor para a comunicação da visita, e o acerto de data e local.

O líder da equipe será o responsável por encaminhar o relatório no prazo de 05 dias após a data da visita ao setor de compras para arquivamento do documento. Fica como responsabilidade do representante da área técnica elaborar o relatório e encaminhar para o setor de Compras.

Após a visita, a equipe que auditou o fornecedor deve enviar o Relatório de Visita Técnica a esse, concedendo prazo de até 90 (noventa) dias para regularização das não conformidades, se houver.

Dentro do prazo acima descrito, nos primeiros 20 (vinte) dias, o fornecedor deverá encaminhar um plano de ação com as propostas de melhoria.

Após o vencimento do prazo inicial, a equipe que realizou a primeira visita, deve agendar um retorno para checar os apontamentos e emitir um novo Relatório de Visita Técnica com um novo percentual de conformidades.

Caso o fornecedor mantenha-se não conforme, a equipe deverá comunicar ao setor de Compras e cabe a este juntamente com a Diretoria Executiva, estabelecerem as providências a serem tomadas junto ao prestador de serviço.

A escolha para os fornecedores em que é necessária a visita técnica será realizada com base na criticidade do serviço prestado pelo líder responsável do serviço.

Para serviços extraordinários de caráter contingencial, por exemplo, quebra do aparelho de tomografia ou máquinas da lavanderia, será realiza visita técnica nestes locais antes utilizar os seus serviços ou produtos.

4.11 CADASTRO DE FORNECEDORES 

A Tomoson dentro da sua política com os fornecedores, designa-se a estabelecer condições comerciais adequadas e fornecer informações necessárias nos Pedidos de Compras de Produtos.

Acreditando na Responsabilidade Social baseando-se política de sustentabilidade e na importância da disseminação de seus conceitos e premissas na sua cadeia de valor. Com isso, espera que haja sempre honestidade na determinação de preços, com discussões francas e abertas sobre redução de custos, qualidade dos produtos e serviços oferecidos e disposição para resolução de problemas gerais.

O processo de cadastramento de um fornecedor da Tomoson passa por diversos requisitos legais e obrigatórios. Tudo para garantir o alinhamento dos materiais aos requisitos necessários. A inscrição no Cadastro do Fornecedor será realizada mediante apresentação dos documentos conforme tipo de atividades:

  • Alvará da Vigilância sanitária vigente;
  • Alvará de Localização e funcionamento da Prefeitura;
  • Alvará do Corpo de Bombeiro;
  • Certificado de Responsabilidade técnica expedida pelo conselho correspondente;
  • Cartão CNPJ;
  • Contrato Social;
  • Relatório Visita técnica (quando aplicável);
  • Certificação de qualidade reconhecida nacional e ou internacionalmente.

 

O fornecedor deve encaminhar toda documentação exigida por correio eletrônico ou em mãos no departamento de compras.

 

4.12 AVALIAÇÃO DE FORNECEDORES:

A Tomoson, com o intuito de manter a Gestão da Qualidade, possui ativamente um plano de melhoria contìnua. A empresa dispõe do método de qualificação e avaliação de fornecedores, desde a admissão de (notas e serviços executados), fazendo avaliação mensal (planilha), pelo supervisor responsável pela contratação do serviço realizado.

A cada entrada de nota fiscal dos fornecedores de serviço, o líder responsável pelo fornecedor, deverá assinar a nota emitida, validando que o serviço foi prestado conforme contrato. Nos casos de desacordo, deverá ser registrado uma notificação de não conformidade para as tratativas. A nota fiscal seguirá para prosseguir com o pagamento somente a após a assinatura do líder responsável.

Aos fornecedores de produtos, deverá ser preenchido o check list de recebimento de mercadorias e posteriormente encaminhado ao setor de compras para compilação dos dados e avaliação do fornecedor.

Caso o fornecedor seja qualificado como aprovado com restrição o mesmo será notificado, e terá um prazo de 90 dias para apresentar um plano de ação com as melhorias.

Quando qualificado como reprovado, sendo fornecedor de serviço único, será necessário a aprovação da Diretoria Executiva para que esse continue a fazer parte do nosso quadro de fornecedores ativos, sendo aprovado, esse deverá apresentar um plano de ação com as melhorias, caso contrário, sendo reprovado pela Diretoria Executiva, será desqualificado.

4.13 MONITORAMENTO DE PRESTADORES DE SERVIÇOS/CONTRATOS

O monitoramento da prestação de serviço deve ser realizado mensalmente. Quando for identificada não conformidade com relação às cláusulas contratuais deverá ser adotados as medidas previstas que podem ser:

  • Emissão de relato de não conformidade;
  • Solicitação de reunião com o fornecedor para ajuste de conduta e repactuação das cláusulas contratuais.

As consequências de não se adequar a gestão de fornecedores de serviços, será o bloqueio do fornecedor no nosso cadastro de prestadores de serviços e o mesmo será comunicado.

4.14 CADASTRO DE NOVOS PRODUTOS

          O cadastramento de novos produtos na Tomoson é realizado mediante impresso próprio, que deverá ser preenchido pelo solicitante e entregue ao setor de compras, que encaminhará para o comitê de suprimento e infraestrutura.

São impressos para novos produtos:

– Solicitação de compra de produtos ou medicamentos (TM.FORM-0030), que será utilizado em casos de compra única;

– Solicitação de avaliação de produtos ou medicamentos (TM.FORM-0032), que deverá ser utilizado nos casos de testes de novos produtos ou tecnologias, sendo obrigatório o preenchimento após o uso do formulário de avaliação de produtos médicos (TM-FORM-0031);

– Solicitação de padronização de produtos ou medicamentos (TM-FORM-0033), que deverá ser utilizado após aprovação de produtos avaliados;

O setor de compras ao receber os formulários, seguirá com a coleta do parecer das demais áreas envolvidas e apresentará na reunião do comitê para aprovação.

Se aprovada a compra pelo comitê, o setor seguirá com o processo de compras e comunicará o solicitante, e nos casos de reprova, o formulário será devolvido ao solicitante.

4.15 RECEBIMENTO E ARMAZENAMENTO DE INSUMOS

4.15.1 RECEBIMENTO DOS INSUMOS

          Todo recebimento de produtos deve ser acompanhado por representante da Tomoson que no ato preenche o Check-list de inspeção de recebimento de mercadorias (TM.FORM-0038:01). Após a conferência da nota, o mesmo deve ser encaminhado para o setor de compras.

4.15.2 ARMAZENAMENTO DOS INSUMOS

          Os medicamentos devem ser armazenados em local seguro com chave e acesso apenas para gestora do estoque e enfermeira responsável técnica em caso de necessidade. O ambiente deve ser climatizado com temperatura entre 15º e 30º graus, a mesma deve ser monitorada em conjunto com a umidade (entre 40% e 70%) e lançado nas planilhas controle de temperatura da sala de estoque (TM.FORM-0056:00)  e controle de umidade sala de estoque (TM.FORM-0057:00).

          Os demais insumos devem ser armazenados na sala de estoque que também conta com segurança de acesso, sendo liberado para gestora do estoque e o auxiliar de estoque.

          O inventário de todos insumos é realizado a cada 6 meses e todo estoque fica disponível no sistema X-clinic contando com informações como quantidade, prazos de vencimento, descrição dos produtos, lote entre outras.

 

5- Indicadores – Efetividade

Não se aplica

6- Documentos de Apoio

Não se aplica

 7- Referências Bibliográficas

Não se Aplica

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